Aufgabe für Tag 80

Tag 80 – Beauftrage ein (virtuelles) Sekretariat

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Für viele Geschäftsideen ist es wichtig, gut erreichbar zu sein und am Telefon professionell aufzutreten. Andererseits bist du gerade in der Gründungsphase mit allen möglichen Dingen beschäftigt, zumal du ja ggf. noch in deinem alten Beruf arbeitest. Es kann also sehr hilfreich sein, wenn jemand für dich Anrufe entgegennimmt und Korrespondenz für dich erledigt, so dass du nicht ständig erreichbar sein musst und dich auf andere Aufgaben konzentrieren kannst. Dafür gibt es Sekretariatsdienste, virtuelle Assistenten und Call Center.

Deine Aufgabe heute:

Schau dir die Anbieter in den verschiedenen Kategorien an und überlege, ob und ab wann du sie brauchst. Überlege dir, welche Dienste dir helfen, dich auf die für dich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Teste die Dienstleister unbedingt aus. Die meisten bieten eine unverbindliche und kostenlose Testphase. Teste ruhig einen, auch wenn du (noch) keine Dienste brauchst, einfach um ein Gefühl dafür zu kriegen, was heute alles für wenig Geld in hoher Qualität möglich ist, um dir dein Leben einfacher zu machen und viel Zeit und Geld zu sparen.

Virtuelles Sekretariat

Für viele Geschäftsideen ist es praktisch, ein virtuelles Sekretariat zu haben, das Anrufe entgegennimmt und Informationen weitergibt, wenn man selbst nicht erreichbar ist.

Passende Anbieter findest du ebenfalls unter www.90-Tage-Programm.de/virtuelles-buero. Dabei gibt es unterschiedliche Preisstaffeln, z.B. ab 50 Euro/Monat oder ab 0,49 Euro pro Bearbeitungsminute.

Virtuelle Sekretariate sind eine fantastische Erfindung für dich, denn damit kannst du für wenig Geld schnell anfangen und trotzdem professionell auftreten. Sie bieten dir eine Telefonnummer und bei Bedarf auch eine Adresse, unter der du und „dein Büro“ stets erreichbar sind.

Beispiel

Nehmen wir an, du bist Hans Meier und deine Firma heißt „Sun Consulting“. Wenn nun ein Kunde „Dich“ anruft, meldet sich ein(e) MitarbeiterIn des virtuellen Büros („vBüro“) mit professioneller und freundlicher Stimme:

vBüro: „Schönen guten Tag, Sun Consulting, Sie sprechen mit Petra Müller. Was kann ich für Sie tun?“

Anrufer: „Äh … hallo! Ist Herr Meier zu sprechen?“

vBüro: „Oh, das tut mir leid. Herr Meier ist gerade in einer Besprechung. Kann er Sie zurückrufen?“

Anrufer: „Ja, gerne. Mein Name ist Peter Schmidt und meine Nummer ist …“

vBüro: „Vielen Dank, Herr Schmidt. Könnten Sie mir kurz ein Stichwort sagen, worum es geht, dann sage ich Herr Meier schon mal Bescheid.“

Anrufer: „Ja, es geht um einen potenziellen Beratungsauftrag im Bereich xxxx und wir hätten gerne ein Angebot.“

vBüro: „Alles klar, Herr Schmidt. Ich kümmere mich darum. Kann ich sonst noch was für Sie tun?“

Anrufer: „Nein, danke, das war’s. Auf Wiederhören.“

vBüro: „Auf Wiederhören, Herr Schmidt, und noch einen schönen Tag!“

Herr Schmidt legt auf und denkt: „Wow, so eine kompetente und freundliche Assistentin wie Herr Meier hätte ich auch gerne. Der muss gut organisiert und auch ordentlich beschäftigt sein.“

Du erhältst eine Minute später über die App des Anbieters die Kontaktdaten von Herrn Schmidt und sein Anliegen mitgeteilt. Du kannst dann entscheiden, ob und wann du ihn selbst zurückrufst oder ob du den Rückruf delegierst, zum Beispiel zurück an das virtuelle Büro, an deinen virtuellen Assistenten (siehe weiter unten), an deinen Kollegen, etc.

Viele Dienstleister bieten dir zusätzlich offizielle Post-Adressen, bei Bedarf auch in bekannten Lagen, die für Exklusivität stehen (z. B. in Berlin „Unter den Linden“). Darüber hinaus kannst du bei Bedarf Büros und Meeting-Räume verschiedener Größe stundenweise mieten.

Virtuelle Assistenten

Falls für dich virtuelle Sekretariatsservices und Büros neu sind, wird dir das nächste vielleicht die Sprache verschlagen. Du kannst für wenig Geld einen persönlichen Assistenten beauftragen, der alle möglichen Dinge für dich organisieren und übernehmen kann, die sich mit Telefon, Mail, Post und Internet erledigen lassen. Diese sogenannten „virtuellen Assistenten“ leben und arbeiten nämlich in Ländern, deren Lohnniveau deutlich geringer ist als in Europa oder Nordamerika, wie zum Beispiel Indien, China, Bangladesch, Philippinen usw. Hier bekommst du für 5 bis 10 Euro/Stunde gut qualifizierte Leute, für Aufgaben, die du nicht selbst machen möchtest oder kannst. Das A und O ist allerdings, dass du die Aufgabe gut erklärst und vorher ein paar Testläufe mit deinem potenziellen Assistenten machst, bevor du ihn oder sie längerfristig engagierst und verantwortungsvollere Aufgaben gibst.

Eine Auflistung von Anbietern von virtuellen Assistenten findest du ebenfalls unter: www.90-Tage-Programm.de/virtuelles-buero

Du kannst eine bestimmte Person engagieren, mit dem Vorteil, dass ihr euch immer besser kennenlernt und er zunehmend weiß, was deine Anforderungen sind. Du kannst auch ein Team engagieren, von dem eine Person dein Ansprechpartner ist, der die Aufgabe an unterschiedliche Personen in seinem Team delegiert. Das hat den Nachteil, dass es ggf. etwas teurer ist und die Ergebnisqualität je nach Person sich ändern kann. Der Vorteil ist allerdings, dass du dir nicht plötzlich einen neuen Assistenten suchen musst, falls deiner verhindert ist oder seinen Job wechselt, was in solchen Ländern schnell passieren kann.

Du musst dir keine Sorgen machen, dass du mit dem relativ geringen Stundenlohn moralisch verwerflich handelst. Diese Jobs sind für dortige Verhältnisse viel attraktiver als andere Arbeiten. Im Ergebnis steigen die Lohnkosten mit der Zeit, so dass du tatsächlich der positiven Einkommensentwicklung in diesen Ländern eher hilfst als schadest.

Call Center

Für einige Geschäftsmodelle ist es wichtig, dass dich Kunden jederzeit erreichen können. Du wirst dafür kaum ein eigenes Call Center aufbauen und betreiben wollen, daher greifst du auch hier wieder auf einen Dienstleister zurück, der dir alles aus einer Hand anbietet. Man unterscheidet zwischen aktiv (outbound: Das Callcenter startet den Anruf) oder passiv (inbound: Das Callcenter wird angerufen).

Call Center sind insbesondere für folgende Aufgaben hilfreich:

  • Informationszwecke – als Hotline für Produktinformationen
  • Kundendienst und Beschwerdemanagement
  • Marktforschung
  • Verkauf mit Vertragsabschluss
  • Auftrags- und Bestellannahme
  • Notfall-Dienste

Anbieter für Call Center-Dienste findest du ebenfalls unter: www.90-Tage-Programm.de/virtuelles-buero