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Die wenigsten Menschen nehmen sich bewusst Zeit, ihre Aufgaben zu priorisieren. Daher wurschteln sie an allem Möglichen rum, fühlen sich beschäftigt oder sogar überlastet, ohne wirklich große Ergebnisse zu erzielen.
Wenn du nicht selbst priorisiert, wird die Umwelt für dich priorisieren und dich nutzen, um die Dinge zu erledigen, die am lautesten „Hier!“ schreien. Und das sind in der Regel nicht die Dinge, die dir helfen, deine Ziele zu erreichen und dich wohlzufühlen.

Mache dir zunächst mal klar, dass Beschäftigt-sein nichts mit Effektiv-sein zu tun hat. Im Gegenteil: Es kann sehr gut sein, dass sechs Stunden darüber nachzudenken, was du wirklich machen musst, mit anschließenden zwei Stunden Arbeit zehnmal so effektiv ist, wie dein üblicher Acht-Stunden Tag voller „busy-ness“.

Beginne ab heute damit, deine Aufgaben zu priorisieren und lege jetzt gleich los.

Deine Aufgabe für heute

Erstelle dir eine Übersicht aller Themen, die dich aktuell beschäftigen (z. B. neuen Job entwickeln, Haushalt, Kinder, Ablage machen, Verein etc.). Gib nun jedem Thema 0 bis3 Punkte für deren jeweilige Wichtigkeit und Dringlichkeit für dich und dein Leben und schreibe diese zu jedem Thema dazu (3 Punkte = sehr wichtig/dringend, 0 Punkte = unwichtig/nicht dringend).
Male dir nun eine 2 x 2-Matrix wie in Abbildung 11 dargestellt in dein Notizbuch und trage die Themen an die entsprechende Stelle der Matrix ein:

Matrix1

Abbildung 11: 2×2-Matrix zur Einordnung von Aufgaben bezüglich Dinglichkeit und Wichtigkeit
Aus der Matrix ergibt sich nun die Priorisierung für deine Aufgaben (vgl. dazu auch Abbildung 12):

  1. Wichtig und dringend: Sofort selbst erledigen und in Zukunft durch stärkere Beachtung und Einplanung der Kategorie II Aufgaben solche Situationen möglichst vermeiden.
  2. Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben im Kalender terminieren und selbst erledigen. Für ein entspannteres und erfolgreicheres Leben solltest du hier den Großteil deiner Zeit verbringen.
  • Dringend, aber nicht wichtig: Versuche diese Aufgaben so weit wie möglich an andere zu delegieren, um dich zu entlasten. Wenn die das nicht gut genug machen, ist das kein Beinbruch.
  1. Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgabe gar nicht bearbeiten und in Zukunft ignorieren.
Matrix1

Abbildung 12: Entscheidungsmatrix für anstehende Aufgaben
Setze dir für die priorisierten Aufgaben ein enges Zeitfenster, in dem du konzentriert jeweils nur an diesen Aufgaben arbeitest.

Packe gleichartige Aufgaben einmal täglich (z. B. E-Mails beantworten), einmal wöchentlich (z. B. Post und Ablage abarbeiten) oder einmal monatlich (z. B. Rechnungen bezahlen) zusammen, um Rüstzeiten zu sparen. Sammle bis dahin alle gleichartigen Aufgaben an einem festen Ort (z. B. E-Mail-Ordner, Fach für Rechnungen im Regal), ohne sie weiter zu bearbeiten.

Wozu dient diese Übung? Es ist sehr wichtig für dich zu lernen, Dinge auch NICHT zu tun und das auszuhalten. Hier gilt das Prinzip: Lass ruhig kleine Dinge unerledigt oder schieflaufen, um dafür die großen und für dich wichtigen Dinge erfolgreich umzusetzen. Du kannst und musst und sollst es nicht allen recht machen!