Aufgabe für Tag 13

Tag 13 – Bändige die E-Mails

Lesedauer: 5 Minuten
Bearbeitungsdauer: 30 Minuten

Die heutige Aufgabe ist für dich nur relevant, wenn du beruflich mit vielen E-Mails konfrontiert bist. Falls dies nicht der Fall ist, hast du heute frei.

Der größte Zeitfresser auf der Arbeit sind in der Regel die E-Mails. Was für eine wunderbare Erfindung, aber auch was für ein Fluch!

Das Problem ist, dass die meisten Menschen mehrmals täglich und immer wieder ihre E-Mails checken, um dann gleich darauf zu reagieren. So ist man beschäftigt und hat das (häufig trügerische) Gefühl, etwas erledigt zu haben. Weil fast alle so denken und arbeiten entstehen, immer mehr E-Mails, mit immer größeren Verteilern, auf die dann wieder Menschen reagieren, um sich beschäftigt zu fühlen.

Hier ist deine Aufgabe:

Ab heute steigst du aus diesem fragwürdigen Club aus! Halte dich bitte für zwei Wochen an folgende eiserne Regel:

E-Mails werden nur noch und ausschließlich um 11:00 Uhr und um 16:00 Uhr gecheckt und innerhalb von 30 Minuten beantwortet.

So beginnst du deinen Arbeitstag direkt mit deiner eigentlichen Arbeit und verbringst nicht den halben Vormittag damit, „nur mal kurz die E-Mails zu checken“.

Erkläre deinen Kollegen, warum du das machst, indem du folgende automatische E-Mail-Antwort für eine Woche aktivierst:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

aufgrund der hohen Arbeitsbelastung lese und beantworte ich meine E-Mails täglich nur um 11:00 Uhr und um 16:00 Uhr.

Wenn Sie dringend Hilfe benötigen, die nicht bis 11:00 Uhr oder 16:00 Uhr warten kann, rufen Sie mich bitte an unter Tel. xxxx-xx xx xxx.

Vielen Dank für Ihr Verständnis für diesen Schritt zu mehr Effektivität. Er hilft mir, mehr zu erreichen, um Sie besser unterstützen zu können.

Herzliche Grüße,

[Dein Name]

Während deiner dedizierten E-Mail-Zeit (z. B. von 11:00 bis 11:45 Uhr und 16:00 bis 16:45 Uhr) markierst du zunächst alle Mails, die auf dem ersten Blick schon irrelevant für dich sind als „gelesen“ oder löscht sie sofort, dann werden sie in den Papierkorb verschoben.

Nun gehe die E-Mails durch und sortiere sie nach besonderen Kriterien, bevor du sie beantwortest:

  • Bist du nur auf cc?
    => Überfliege den Titel und ggf. den Inhalt, um einzuschätzen, ob es für dich relevant ist. Wenn Nein, dann als gelesen markieren, wenn Ja, dann lies sie und leite nur dann Aufgaben für dich ab, wenn diese wichtig sind.
  • Wirst du nur informiert?
    => Kein Antwort
  • Wirst du was gefragt?

=> Du bist der richtige Ansprechpartner. Überlege kurz, ob die Frage nicht schneller und besser mit einem kurzen Telefonat geklärt werden kann und mach dir eine entsprechende Notiz. Fall du der richtige Ansprechpartner bist und die Frage in weniger als zwei Minuten per E-Mail beantworten kannst, dann tue das. Ansonsten plane die Beantwortung (bevorzugt per Telefon, um Gegenfragen gleich zu beantworten, andere Dinge „zwischen den Zeilen“ mitzukriegen und die Beziehung zu pflegen).

=> Du bist der falsche Ansprechpartner. Leite die E-Mail an die richtige Person weiter, mit dem ursprünglichen „Auftraggeber“ in cc: und schreibe nur: „Hallo [Name], kannst du das bitte für [Auftraggeber] erledigen? Danke! Gruß, [dein Name]

Mit diesem Vorgehen wirst du schon ca. 80 Prozent der Zeit gegenüber vorher einsparen.

Diese Übung holt dich aus der E-Mail-Mühle, in der so viele Menschen stecken, weil es einem das trügerische Gefühl gibt, beschäftigt zu sein und etwas zu schaffen. Um deine eigene Geschäftsidee erfolgreich umzusetzen, musst du dich auf echten Nutzen für dich und deine Kunden fokussieren und nicht mehr nur auf „busy sein“.